MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES KENDER S.A.S.

1. OBJETO
El presente Manual de Tratamiento de Datos Personales, tiene por objeto, regular la recolección, almacenamiento, uso, administración, circulación, tratamiento y transferencia de los datos personales de las personas naturales contratadas como empleados, vinculadas a clientes, proveedores y accionistas (o sus representantes y apoderados) de KENDER S.A.S., (“datos personales” o “datos”) para las finalidades establecidas en el presente documento.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES KENDER S.A.S.,
sociedad comercial identificada con NIT. 800.097.540-4, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., (“KENDER”), cuyas oficinas principales se encuentran ubicadas en la Carrera 7 No 180-75, Bodega 27 del módulo 3, y dirección de correo s.montenegro@kender.com.co, es la entidad responsable del tratamiento de los datos personales de las personas naturales contratadas como sus empleados, vinculadas a clientes y proveedores, y accionistas (o sus representantes y apoderados). 3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD Las siguientes son las finalidades de cada una de las bases de datos que administra KENDER, y por tanto todo tratamiento que realice deberá ser pertinente y adecuado para las mismas: Vinculados a Clientes:

3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Las siguientes son las finalidades de cada una de las bases de datos que administra KENDER, y por tanto todo tratamiento que realice deberá ser pertinente y adecuado para las mismas: Vinculados a Clientes:

Ofrecer bienes y servicios, así como enviar cotizaciones de los mismos.
Negociación, celebración y ejecución de todo tipo de contratos comerciales.
Presentación de reclamaciones asociadas al cumplimiento o incumplimiento de los contratos.
Realizar cualquier tipo de actuación administrativa o judicial que se derive de la relación comercial.
Coordinación con otras empresas vinculadas y/o aliadas.
Verificar idoneidad del personal.
Vinculación a grupos de mensajería instantánea para coordinar la ejecución de actividades comerciales. Empleados:
Cumplir con las obligaciones que se deriven del Contrato de trabajo.
Vincular a los empleados al Sistema de Seguridad Social en Riesgos Laborales ante la Administradora de Riesgos Laborales.
Vincular los empleados a las Cajas de Compensación.
Realizar el pago de nómina.
Realizar las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social en Salud, Riesgos Laborales y Pensiones, ante las Entidades Promotoras de Salud, las Administradoras de Riesgos Laborales y los Fondos de Pensiones.
Ejecutar el contrato laboral.
Realizar cualquier tipo de actuación administrativa o judicial ante las Autoridades Administrativas y Judiciales relacionadas con el contrato laboral celebrado.
Desarrollar procesos de reclutamiento, selección y contratación con candidatos.
Conservar la información de la hoja de vida de candidatos con su perfil profesional para posibles futuras contrataciones.
Verificar el cumplimiento de las condiciones de los trabajadores para realizar el trabajo asignado.
Vigilar el desempeño laboral, así como las conductas y actos realizados en las oficinas durante el desarrollo de la relación laboral.
Verificación de la información suministrada en la hoja de vida, incluidas las verificaciones de referencias necesarias de empleos anteriores, las que tengan que ver con amigos y familiares o las que a consideración de la empresa se requieran para tener conocimiento sobre el titular.
Verificación de antecedentes de tipo crediticio, penal, judicial, disciplinario o de cualquier otro orden que determine la empresa, en bases de datos públicas o privadas. La verificación de esta información parcial o completa podrá ser compartida con las autoridades competentes que así lo requieran.
Desarrollar cualquier tipo de actuación descrita en el reglamento interno de trabajo, protocolos, o en cualquier otra instrucción que tenga origen en la relación laboral.
Coordinación con otras empresas vinculadas y/o aliadas.
Vinculación a grupos de mensajería instantánea para ejercer la subordinación mediante instrucciones vinculantes, con las restricciones legales pertinentes. Vinculados a Proveedores:
Negociar, celebrar y ejecutar todo tipo de contratos de índole comercial.
Obtener los recursos e insumos requeridos para el desarrollo del objeto social.
Evaluar las propuestas presentadas y seleccionar a los proveedores de los bienes y servicios requeridos.
Pagar por los servicios prestados.
Pagar por los bienes suministrados.
Presentación de reclamaciones asociadas al cumplimiento o incumplimiento de los contratos.
Realizar cualquier tipo de actuación administrativa o judicial relacionada con la relación comercial.
Verificar idoneidad del personal.
Coordinación con otras empresas vinculadas y/o aliadas.
Vinculación a grupos de mensajería instantánea para coordinar la ejecución de actividades comerciales. Accionistas (o sus representantes o apoderados):
Convocar a las reuniones de la Asamblea General de Accionistas.
Pagar los dividendos o utilidades generados.
Enviar comunicaciones que repercutan en el desarrollo del objeto social de KENDER.
Presentar informes financieros y gestión administrativa.
Garantizar el debido ejercicio del derecho de inspección de los accionistas.
Proteger la información e instalaciones de KENDER y garantizar la seguridad y adecuada conservación de sus papeles y documentos.
Cumplir con cualquier otra obligación que tenga la sociedad para con sus accionistas.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Los clientes, accionistas (o sus representantes y apoderados), proveedores y empleados de KENDER tendrán derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Ser informado por KENDER o por el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del tratamiento que se le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en este Manual y en las normas aplicables;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Presentar peticiones, quejas o reclamos.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. ÁREA O GRUPO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES KENDER
a puesto a disposición de los Titulares de los datos personales, el correo electrónico: s.montenegro@kender.com.co el cual es administrado por sus administradores, con el fin de que los Titulares puedan elevar consultas, quejas, reclamos o solicitar la actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización.

6. TRÁMITE DE CONSULTA
Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes podrán realizar consultas a KENDER, respecto de los datos personales que KENDER conserve en sus bases de datos, a través de los mecanismos dispuestos en el numeral anterior. Si la consulta se refiere a un titular fallecido, sus familiares deberán presentar copia auténtica de los registros civiles que acrediten el vínculo de consanguinidad o los documentos idóneos para acreditar el parentesco. En el caso de existir unión marital de hecho, deben presentar declaración extra juicio. De esta manera, KENDER, a través de sus administradores atenderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

7. TRÁMITE DE RECLAMACIÓN
En caso los Titulares o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos de KENDER deba ser objeto de corrección, actualización, supresión o de revocación de la autorización del tratamiento, o si advirtieron el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo en los siguientes términos: Mediante solicitud dirigida a través del mecanismo dispuesto por KENDER para tal fin, mencionado en numeral 6 del presente Manual, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, junto con los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. En todo caso KENDER tiene un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de la recepción del reclamo, para atenderlo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Los Titulares o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante KENDER.

8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
Los Titulares de los datos personales podrán solicitar en cualquier momento a KENDER, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos, en la forma y términos descritos en el numeral 9 del presente Manual. Los datos personales de los Titulares, permanecerán en las bases de datos de KENDER hasta la fecha en la que se cumpla la finalidad para la cual fueron recolectados o hasta el día en que por disposición legal, deban ser conservados. Vencida la vigencia de la base de datos, se procederá a la supresión de los datos personales, sin embargo KENDER conservará los datos personales para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

9. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO KENDER,
reconoce que la propiedad de los datos personales es de los Titulares y por lo tanto sólo ellos pueden decidir sobre los mismos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, KENDER se compromete a cumplir de manera permanente con los siguientes deberes relacionados con el tratamiento de los datos personales:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el titular;
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre a las entidades privadas, públicas gubernamentales y judiciales, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación y supresión de datos personales, comunicando la novedad al Encargado del tratamiento;
Suministrar a las entidades privadas, públicas gubernamentales y judiciales, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
Informar a solicitud del titular sobre el uso y tratamiento dado a sus datos personales;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información y datos personales de los titulares;
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;
Registrar en la base de dados la leyenda “reclamo en trámite” cuando los titulares de los datos personales presenten reclamaciones en los términos de la Ley 1258 de 2012;
Abstenerse de circular o utilizar información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información, únicamente a las personas que estén autorizadas por la ley o por autoridad judicial o administrativa.

10. AUTORIZACIÓN KENDER
se compromete a obtener autorización de los titulares de datos personales, para la recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación, trasferencia o supresión de datos personales. Esta autorización debe ser previa e informada. Esta información deberá obtenerse a más tardar al momento de su recolección. KENDER en su calidad de responsable del tratamiento, ha dispuesto un formato de autorización escrito, el cual será puesto a disposición de los Titulares, previo al tratamiento de sus datos personales. Este hace parte integral del presente Manual como Anexo No. 1. No obstante lo anterior, los Titulares podrán otorgar su autorización para el tratamiento de sus datos personales, por medio escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización. En ningún caso el simple silencio se entenderá como autorización. La recolección de datos personales se limitará a los datos pertinentes y adecuados para cumplir la finalidad para el cual son recolectados o requeridos conforme a lo establecido en el presente Manual y en la normatividad vigente. Así mismo KENDER, se compromete a indicarles a los Titulares de los datos personales, cuáles de los datos requeridos son considerados sensibles y que su suministro es facultativo. KENDER, deberá conservar la prueba de la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales para poder realizar el tratamiento de los mismos.

11. AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del Titulares de los datos personales, mediante el cual se informa la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad de KENDER, hace parte integral del presente Manual como Anexo No. 2.

12. RESERVA Y CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN
Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización de los Titulares. El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, grabación de video a través de cámaras de seguridad, administración, utilización, circulación o transferencia, en la forma permitida por la ley y se realiza de acuerdo a la finalidad establecida en el presente Manual, para cada base de datos. Así mismo, KENDER garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de la información personal suministrada por sus empleados, clientes y proveedores, en observancia de los principios de confidencialidad y seguridad contemplados en las leyes nacionales. En desarrollo de tales principios, KENDER maneja bajo estrictas medidas técnicas, la información suministrada por sus empleados, accionistas, clientes y proveedores, garantizando la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida o uso no autorizado. Así mismo, KENDER garantiza la reserva de la información y su uso exclusivo en el desarrollo de sus relaciones legales y contractuales con los sujetos de aplicación de la presente política.

13. MODIFICACION DEL MANUAL KENDER
podrá modificar la presente política de tratamiento de datos personales de manera unilateral, en cualquier momento, siempre y cuando la modificación esté asociada al cumplimiento de su objeto social y sea acorde a la normatividad aplicable. Para lo cual KENDER, comunicará las modificaciones a los Titulares de los datos personales mediante publicación de la política en sus oficinas principales. Cuando el cambio de las políticas se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá obtener una nueva autorización de los Titulares de los datos personales.

14. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos de imágenes, empleados, accionistas, clientes y proveedores de KENDER, estará vigente hasta tanto se cumpla la finalidad del tratamiento de los datos personales, sin perjuicio de los datos personales que deban ser conservados en virtud de obligaciones legales o contractuales.

15. CLÁUSULAS A IMPLEMENTAR EN LA CONTRATACIÓN DE LA SOCIEDAD KENDER
deberá ofrecer a sus contrapartes que tengan la calidad de responsables o encargados del tratamiento de datos personales, la inclusión de las siguientes cláusulas, según corresponda, estando obligada a realizar sus mejores esfuerzos para que las mismas hagan parte del acuerdo final: Frente a responsables del tratamiento. KENDER S.A.S., tendrá la calidad de encargado del tratamiento de datos personales por cuenta de [SOCIEDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO], quien manifiesta que cumple cabalmente con las obligaciones previstas para su tratamiento, incluyendo las políticas del tratamiento, autorización del tratamiento, aviso de privacidad, y registro en el Registro Nacional de Bases de Datos, garantizando que la circulación y todo tratamiento encomendado a KENDER S.A.S., es pertinente y adecuada para cumplir las finalidades autorizadas por sus titulares; y que maneja esta información con carácter de confidencial. [SOCIEDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO], se obliga a mantener indemne a KENDER S.A.S., por cualquier reclamación que ésta reciba por parte de los titulares, a consecuencia del incumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, o por cualquier perjuicio asociado al incumplimiento de la obligación de confidencialidad adquirida. Frente a encargados del tratamiento. [SOCIEDAD ENCARGADA DEL TRATAMIENTO], tendrá la calidad de encargado del tratamiento de datos personales por cuenta de KENDER S.A.S., y por tanto [SOCIEDAD ENCARGADA DEL TRATAMIENTO], se obliga a dar cumplimiento a las políticas del tratamiento de datos personales de KENDER S.A.S., y en especial a dar el tratamiento de datos personales que sea pertinente y adecuado para el cumplimiento de las finalidades previstas en la autorización otorgada por su titular; así como de mantener esta información con carácter de confidencial. [SOCIEDAD ENCARGADA DEL TRATAMIENTO], se obliga a mantener indemne a KENDER S.A.S., por cualquier reclamación que ésta reciba por parte de los titulares, a consecuencia del incumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, o por cualquier perjuicio asociado al incumplimiento de la obligación de confidencialidad adquirida.

16. VIGENCIA DEL MANUAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El presente Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir del 31 de 01 de 2024.